Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 9 (836) z dnia 20.03.2014

Sposób wypełniania świadectwa pracy

1) W dniu 22 marca 2014 r. rozwiąże się umowa o pracę jednej z naszych pracownic. Ponieważ nie wykorzystała w całości należnego jej urlopu, wypłacimy jej ekwiwalent za urlop. Jak w takiej sytuacji należy odnotować wykorzystanie urlopu na świadectwie pracy? Czy trzeba odrębnie wykazać dni urlopu wykorzystanego w naturze oraz za który wypłacono ekwiwalent?

Zakres i sposób zamieszczania informacji w świadectwie pracy określają przepisy ogólne (art. 97 § 2 Kodeksu pracy) oraz rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania (Dz. U. nr 60, poz. 282 ze zm.). W załączniku do tego aktu wykonawczego znajduje się wzór świadectwa pracy, ponadto w treści rozporządzenia znajdują się (pod formularzem świadectwa oraz pouczeniem o prawie do jego sprostowania) objaśnienia w sprawie sposobu wypełniania świadectwa pracy.

Informacje dotyczące wykorzystania urlopu wypoczynkowego zamieszcza się w ust. 4 pkt 1 świadectwa pracy. Jak wynika z objaśnień co do sposobu wypełniania tego dokumentu, pracodawca wskazuje w ustępie 4 pkt 1 świadectwa wyłącznie liczbę dni i godzin urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy, wykorzystanego w naturze lub za które przysługuje ekwiwalent pieniężny. Odrębnie podaje się jedynie liczbę dni i godzin urlopu, wykorzystanego przez pracownika do dnia ustania stosunku pracy na podstawie art. 167² K.p. (tj. w trybie na żądanie). Z przytoczonych objaśnień oraz brzmienia ust. 4 pkt 1 świadectwa nie wynika, aby pracodawca miał obowiązek odrębnego wykazywania na świadectwie pracy liczby dni urlopu wykorzystanego w naturze oraz za który został wypłacony ekwiwalent. Podaje się "zbiorczą" liczbę dni (z przeliczeniem na godziny) urlopu wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy, w co wchodzą również dni urlopu, za który wypłacono ekwiwalent. Ewentualnie, choć nie jest to konieczne, pracodawca może wskazać, że w podanej liczbie dni urlopu ujęte są również dni (z podaniem ich liczby), za które wypłacono ekwiwalent.

Przykładowy fragment ust. 4 pkt 1 świadectwa pracy:

2) Pracownik rozwiązał umowę o pracę z powodu przejścia na emeryturę. Wypłacono mu w związku z tym odprawę emerytalno-rentową. Czy informację o wypłacie tej odprawy należy wpisać w ust. 4 pkt 9, czy w ust. 6 świadectwa pracy?

W myśl art. 97 § 2 K.p., w świadectwie pracy, oprócz informacji o okresie i rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanych stanowiskach oraz trybie rozwiązania lub okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy, podaje się również inne informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i z ubezpieczenia społecznego. Jak wynika z objaśnień w sprawie wypełniania świadectwa pracy, w ust. 4 pkt 9 tego dokumentu pracodawca informuje o wykorzystaniu przez pracownika określonych uprawnień (świadczeń) ze stosunku pracy, w zakresie mającym wpływ na uprawnienia pracownicze u kolejnego pracodawcy. Taką informacją jest adnotacja o wypłacie odprawy emerytalno-rentowej. Świadczenie to ma bowiem charakter jednorazowy i pracownik, który już je otrzymał, nie może ponownie nabyć do niego prawa. Z tego względu następny, potencjalny pracodawca powinien mieć wiedzę o wypłacie odprawy emerytalno-rentowej. Dlatego informację o jej przyznaniu wpisuje się w ust. 4 pkt 9 świadectwa, przeznaczonym na adnotację o wykorzystaniu przez pracownika dodatkowego urlopu lub innego uprawnienia czy świadczenia przewidzianego w prawie pracy. Nie wpisuje się jej natomiast w ust. 6, w którym podaje się informacje uzupełniające, jednak tylko w zakresie wynikającym z pouczenia. Nie przewiduje ono adnotacji o wypłacie odprawy w tym ustępie.

Przykładowy fragment ust. 4 pkt 9 świadectwa pracy: