Sprostowanie świadectwa pracy z inicjatywy pracodawcy

W ubiegłym roku wystawiliśmy zwolnionemu pracownikowi błędne świadectwo pracy wskazując okres urlopu bezpłatnego udzielonego pracownikowi na podstawie art. 174 § 4 ustawy - Kodeks pracy w pkt 4 ust. 10 druku świadectwa. Błąd zauważyliśmy dopiero w bieżącym roku. Czy możemy sprostować świadectwo i wysłać je pracownikowi? Czy w części C akt osobowych przechowywać dwa świadectwa pracy oraz pismo wyjaśniające dlaczego nastąpiło wydanie nowego dokumentu po kilkunastu miesiącach od ustania zatrudnienia?

Zasady dokumentowania zatrudnienia świadectwem pracy wynikają z przepisów art. 97 ustawy - Kodeks pracy oraz rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania (Dz. U. nr 60, poz. 282 z późn. zm.).

W świadectwie pracy zamieszcza się informacje niezbędne do ustalenia uprawnień ze stosunku pracy i uprawnień z ubezpieczenia społecznego. Chodzi między innymi o dane dotyczące przypadających w okresie zatrudnienia, którego dotyczy świadectwo pracy okresów nieskładkowych, uwzględnianych przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty. Z objaśnień do sposobu wypełniania druku świadectwa pracy wynika, że w jego ust. 4 w pkt 10 pracodawca wskazuje przypadające w okresie zatrudnienia okresy nieskładkowe określone w przepisach o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Wymienione w art. 7 ustawy emerytalnej okresy nieskładkowe uwzględniane przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty obejmują różnorodne okresy nieświadczenia pracy, w tym okresy urlopu bezpłatnego udzielonego w celu sprawowania opieki nad dzieckiem a także urlopu wykorzystywanego przez małżonków dyplomatów. Okresy "zwykłego" urlopu bezpłatnego udzielonego na podstawie art. 174 ustawy - Kodeks pracy należy wskazać tylko w pkt 2 w ust. 4 druku świadectwa pracy. Informacja o korzystaniu z tego urlopu i jego okresie ma znaczenie dla obliczania stażu pracy danego pracownika wymaganego dla różnych celów (m.in. urlopowych).

Ważne: W przypadku gdy świadectwo pracy nie zawiera wszystkich informacji, które powinny być w nim zamieszczone albo zawiera informacje błędne lub niekompletne, pracownik może wystąpić z wnioskiem o jego sprostowanie (Kodeks pracy - art. 97 § 2¹ ).

Termin złożenia wniosku wynosi 7 dni od dnia otrzymania świadectwa pracy. Taki sam termin obowiązuje również pracodawcę, który ma 7 dni na zajęcie stanowiska wobec zgłoszonego wniosku. W tym terminie powinien albo wydać pracownikowi nowe świadectwo pracy albo zawiadomić pracownika, iż nie znajduje podstaw do uwzględnienia jego wniosku. W sytuacji gdy postępowanie wewnątrzzakładowe nie przyniesie pozytywnego dla pracownika rozstrzygnięcia, ma on prawo wystąpić z żądaniem sprostowania świadectwa pracy do sądu pracy.

Oczywisty błąd w treści świadectwa pracy można zauważyć również po upływie dłuższego okresu od ustania zatrudnienia. Powołane regulacje nie wskazują sposobu postępowania w takiej sytuacji. W praktyce stosuje się tryb przewidziany dla wydania świadectwa, które powinno być zgodne ze stanem faktycznym i obowiązującymi przepisami prawa pracy. Zatem w razie stwierdzenia oczywistej pomyłki pracodawca powinien wystawić nowe prawidłowe świadectwo pracy i wysłać je na adres pracownika. Nie jest natomiast dozwolone dokonywanie poprawek w wystawionym wcześniej dokumencie. Sprostowane świadectwo pracy powinno być wystawione z bieżącą datą, przy czym informacja, że świadectwo pracy wydano w wyniku sprostowania jest zbędna. Wskazane jest natomiast aby w celach dowodowych sporządzić notatkę służbową o sprostowaniu świadectwa i jego przyczynach, którą należy przechowywać w części C akt osobowych pracownika wraz z kopią nowego świadectwa. Wadliwe świadectwo należy usunąć z akt osobowych dopiero wówczas gdy były pracownik zgodzi się na zwrot poprzedniego świadectwa pracy.

Zdaniem doktryny powołany wyżej sposób korekty świadectwa pracy przez pracodawcę jest dopuszczalny tylko w razie stwierdzenia oczywistego błędu, nie budzącego wątpliwości pracownika.