Błędy na świadectwie wymagają sprostowania

Zakończenie okresu pracy u danego pracodawcy kończy się wystawieniem świadectwa pracy. Dokument ten potwierdza wykonywanie zatrudnienia w danym okresie w konkretnej firmie oraz podaje ściśle określone informacje. Treść świadectwa pracy regulują przepisy Kodeksu pracy oraz rozporządzenia w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy. Ustawodawca wskazał w tych przepisach m.in. zasady prostowania tego dokumentu tylko w sytuacji, gdy z wnioskiem w tej sprawie wystąpi pracownik.

Sprostowanie świadectwa pracy

Zakres informacji wskazywanych w świadectwie pracy określa art. 97 K.p. oraz rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy… (Dz. U. z 1996 r. nr 60, poz. 282 ze zm.). Podaje się w nim m.in. informacje dotyczące okresu i rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanych stanowisk, trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy, a także informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego. W świadectwie wskazuje się więc:

wymiar czasu pracy pracownika w czasie trwania stosunku pracy,
podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy,
urlop wypoczynkowy wykorzystany przez pracownika w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy,
wykorzystanie dodatkowego urlopu albo innego uprawnienia lub świadczenia, przewidzianego przepisami prawa pracy,
należności ze stosunku pracy uznane i niezaspokojone przez pracodawcę do dnia ustania zatrudnienia, z powodu braku środków finansowych,
okres korzystania z urlopu bezpłatnego i podstawę prawną jego udzielenia,
wykorzystany urlop wychowawczy,
liczbę dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie, zgodnie z art. 92 K.p., w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy,
wykorzystanie w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy, zwolnienia od pracy przewidzianego w art. 188 K.p.,
okres, za który pracownikowi przysługuje odszkodowanie w związku ze skróceniem okresu wypowiedzenia umowy o pracę na podstawie art. 36¹ § 1 K.p.,
okres odbytej czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych,
okres wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze,
okresy nieskładkowe, przypadające w okresie zatrudnienia, którego dotyczy świadectwo pracy, uwzględniane przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty,
dane, które są zamieszczane na żądanie pracownika.

Brak jednej lub więcej informacji wymaganych w świadectwie pracy lub podanie błędnych danych pozwala pracownikowi na wystąpienie z wnioskiem o jego sprostowanie (art. 97 § 2¹ K.p.). Wniosek w tej sprawie powinien złożyć w ciągu 7 dni od otrzymania świadectwa pracy. W razie uwzględnienia wniosku pracownika, pracodawca w terminie 7 dni wydaje nowe świadectwo pracy. Również w ciągu 7 dni pracodawca ma obowiązek powiadomić pracownika na piśmie o negatywnym wyniku rozpatrzenia wniosku o sprostowanie świadectwa pracy. Niekorzystne rozstrzygnięcie na poziomie zakładu w sprawie sprostowania świadectwa pracy otwiera pracownikowi drogę sądową w tej sprawie. Przysługuje mu wówczas prawo wystąpienia do sądu, w ciągu 7 dni od zawiadomienia o odmowie, z żądaniem sprostowania świadectwa pracy.

W razie uwzględnienia przez sąd pracy powództwa pracownika o sprostowanie świadectwa pracy, pracodawca jest obowiązany wydać niezwłocznie nowe świadectwo pracy, nie później jednak niż w ciągu 3 dni od dnia uprawomocnienia się orzeczenia sądu w tej sprawie.

Pracodawca koryguje świadectwo

Powołane wcześniej przepisy nie odnoszą się do kwestii sprostowania świadectwa pracy w przypadku braku wniosku ze strony pracownika. Niewystąpienie z takim wnioskiem może wynikać z przeoczenia błędu na świadectwie pracy bądź też upływu terminu przewidzianego na złożenie wniosku. W razie więc zauważenia przez pracodawcę istotnych pomyłek, wpływających na uprawnienia pracownika, dopuszczalne jest, aby pracodawca z własnej inicjatywy dokonał korekty świadectwa pracy (przykład). Możliwość sprostowania wskazanego dokumentu dotyczy jednak oczywistych błędów. W takim przypadku pracodawca jest obowiązany wystawić nowe świadectwo pracy i przesłać je pracownikowi. Powinno być przy tym opatrzone aktualną datą. Ponadto dla celów dowodowych wskazane jest sporządzenie notatki służbowej o przyczynach sprostowania świadectwa, którą wraz z kopią nowego świadectwa pracy należy umieścić w części C akt osobowych pracownika. Dopiero zwrot przez pracownika błędnie sporządzonego świadectwa pracy pozwala pracodawcy na usunięcie z akt kopii wcześniejszej wersji tego dokumentu. Należy przy tym zaznaczyć, że niedopuszczalne jest nanoszenie poprawek na wadliwie wystawione świadectwo pracy. Dokument ten należy wystawić na nowo z prawidłowymi danymi.

Wzór świadectwa pracy jest dostępny w serwisie www.druki.gofin.pl, w dziale Prawo pracy.

Zwolnionemu w trybie dyscyplinarnym pracownikowi, który został przywrócony do pracy wyrokiem sądu (lub który otrzymał odszkodowanie), ale tej pracy nie podjął, pracodawca obowiązany jest wydać nowe świadectwo pracy. Zamieszcza w nim informację, że stosunek pracy został rozwiązany za wypowiedzeniem przez pracodawcę.

Przykład

Pracodawca po roku od wydania pracownikowi świadectwa pracy spostrzegł, że wskazał błędną datę rozpoczęcia zatrudnienia. W miejsce 12 czerwca 2006 r. wpisał 21 czerwca 2006 r.

Wadliwe świadectwo pracy wymaga skorygowania i wystawienia nowego dokumentu z poprawnymi danymi i bieżącą datą. Należy je przesłać pracownikowi z wyjaśnieniem i prośbą o zwrot poprzedniego. Kopię nowego świadectwa pracy oraz notatkę służbową o przyczynie jego wystawienia należy przechowywać w części C akt osobowych do czasu zwrotu błędnego świadectwa. Po jego zwrocie usuwa kopię wadliwego świadectwa.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2014 r. poz. 1502)