umowa o pracę, wypowiedzenie umowy o pracę, rozwiązanie umowy o pracę - wzór
lupa
A A A

Gazeta Podatkowa nr 41 (1186) z dnia 21.05.2015

Nieaktualne kopie dowodów osobistych w aktach osobowych

W teczkach osobowych pracowników zatrudnionych od wielu lat przechowywane są skserowane odbitki dowodów osobistych, które już straciły ważność. Czy należy je usunąć z akt?

Zasadniczo pracodawca nie posiada uprawnień do przechowywania w aktach osobowych pracownika (ani żadnych innych) kopii jego dowodu osobistego.

Dane osobowe, które obowiązany jest udostępnić pracownik na żądanie pracodawcy, zostały określone w art. 221 K.p. Obejmują one: imię (imiona) i nazwisko, imiona rodziców, datę urodzenia, miejsce zamieszkania (adres do korespondencji), wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia, inne dane osobowe pracownika, a także imiona i nazwiska oraz daty urodzenia jego dzieci, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy, a także numer PESEL.

Udostępnienie powyższych danych osobowych następuje w formie oświadczenia, przy czym pracodawca może żądać udokumentowania podanych informacji. Dokumentami potwierdzającymi wymienione dane mogą być np. dowód osobisty, prawo jazdy bądź paszport. Pracodawca może też wymagać innych danych osobowych niż określone w art. 221 § 1 i 2 K.p., ale tylko pod warunkiem, że obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów.

Pracownik podaje dane osobowe w kwestionariuszu osobowym dla pracownika, a kandydat do pracy w kwestionariuszu dla ubiegającego się o zatrudnienie. Każdy z tych kwestionariuszy zawiera oświadczenie o zgodności podanych informacji z dowodem osobistym, oznaczonym określoną serią i numerem oraz wskazującym podmiot, który wydał ten dokument, lub z innym dokumentem tożsamości. Kwestionariusze te stanowią załączniki do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji... (Dz. U. z 1996 r. nr 62, poz. 286 ze zm.).

Biorąc pod uwagę treść art. 221 § 1 i 2 K.p. wynika, że dowód osobisty zawiera więcej informacji niż pracodawca może żądać od pracownika. Nieuprawnione jest np. żądanie podania terminu ważności dowodu czy podpisu. Ze względu na fakt, że pracodawca może przetwarzać tylko niektóre dane wskazane w dowodzie osobistym, nie jest uprawniony do przechowywania w aktach osobowych kserokopii tego dokumentu. Uzyskuje wówczas więcej danych niż dopuszcza prawo. Stanowisko to potwierdza Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych.

W omawianej sytuacji kopie dowodów osobistych pracowników nie powinny w ogóle znaleźć się w ich aktach osobowych. Obecnie należy więc je z nich usunąć.

www.UmowyoPrace.pl - Zawarcie umowy o pracę:

 Chcesz wiedzieć więcej, skorzystaj z Portalu Podatkowo-Księgowego www.gofin.pl
www.VademecumKadrowego.pl » 
Więcej w zasobach płatnych

Serwis Głównego Księgowego

Gazeta Podatkowa

Indeks Księgowań - Księgowanie od A do Z
GOFIN NEWS - mobilna aplikacja dla Księgowych!
PRZEWODNIKI on-line Księgowego i Kadrowego
Pomocniki Księgowego

Terminarz

sierpień 2018
PN WT ŚR CZ PT SO ND
1
2
3
4
5
6
8
9
11
12
13
14
15
17
18
19
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
ASYSTENT GOFIN - Darmowa aplikacja dla Księgowych
sklep.gofin.pl - RABATY, NAGRODY, PROMOCJE
NEWSLETTERY
Fachowe czasopisma - PoznajProdukty.gofin.pl
KODEKS PRACY 2013, Prawo Pracy
Vademecum kadrowego - kompleksowo opracowane zagadnienia z prawa pracy
Wszystko o urlopach pracowniczych - wypoczynkowy, bezpłatny, macierzyński, szkoleniowy

GOFIN PODPOWIADA

Kompleksowe opracowania tematyczne

WSKAŹNIKI

Bieżące wskaźniki wraz z archiwum

Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
gofin
sgk
czasopisma
forum
sklep
gazeta podatkowa
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • zapewnienia prawidłowego działania serwisów (utrzymania sesji),

  • analizy statystyk ruchu i reklam w serwisach,

  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia personalizowanych reklam.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z serwisu, w celu administrowania serwisem, dostosowania treści serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania behawioralnego reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o.

Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam jest partner Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Stroer Digital Operations sp. z o.o. (SDO). Odbiorcą informacji z plików cookies są Netsprint S.A., Google LLC oraz spółki zlecające SDO realizację kampanii reklamowej, a także podmioty badające i zliczające tę kampanię. Dane te mogą ponadto zostać udostępnione na rzecz partnerów handlowych SDO.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora w serwisie internetowym.

  • Dobrowolna zgoda

    Aby móc wyświetlać spersonalizowane reklamy dopasowane do Pani/Pana zainteresowań, partner Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Stroer Digital Operations sp. z o.o. musi mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych. Udzielenie takiej zgody jest całkowicie dobrowolne (nie ma obowiązku jej udzielenia).

Zgoda

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w związku z możliwością wyświetlenia reklam dopasowanych do Pani/Pana zainteresowań poprzez kliknięcie w przycisk „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody.