umowa o pracę, wypowiedzenie umowy o pracę, rozwiązanie umowy o pracę - wzór
lupa
A A A

Gazeta Podatkowa nr 41 (1186) z dnia 21.05.2015

Nieaktualne kopie dowodów osobistych w aktach osobowych

W teczkach osobowych pracowników zatrudnionych od wielu lat przechowywane są skserowane odbitki dowodów osobistych, które już straciły ważność. Czy należy je usunąć z akt?

Zasadniczo pracodawca nie posiada uprawnień do przechowywania w aktach osobowych pracownika (ani żadnych innych) kopii jego dowodu osobistego.

Dane osobowe, które obowiązany jest udostępnić pracownik na żądanie pracodawcy, zostały określone w art. 221 K.p. Obejmują one: imię (imiona) i nazwisko, imiona rodziców, datę urodzenia, miejsce zamieszkania (adres do korespondencji), wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia, inne dane osobowe pracownika, a także imiona i nazwiska oraz daty urodzenia jego dzieci, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy, a także numer PESEL.

Udostępnienie powyższych danych osobowych następuje w formie oświadczenia, przy czym pracodawca może żądać udokumentowania podanych informacji. Dokumentami potwierdzającymi wymienione dane mogą być np. dowód osobisty, prawo jazdy bądź paszport. Pracodawca może też wymagać innych danych osobowych niż określone w art. 221 § 1 i 2 K.p., ale tylko pod warunkiem, że obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów.

Pracownik podaje dane osobowe w kwestionariuszu osobowym dla pracownika, a kandydat do pracy w kwestionariuszu dla ubiegającego się o zatrudnienie. Każdy z tych kwestionariuszy zawiera oświadczenie o zgodności podanych informacji z dowodem osobistym, oznaczonym określoną serią i numerem oraz wskazującym podmiot, który wydał ten dokument, lub z innym dokumentem tożsamości. Kwestionariusze te stanowią załączniki do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji... (Dz. U. z 1996 r. nr 62, poz. 286 ze zm.).

Biorąc pod uwagę treść art. 221 § 1 i 2 K.p. wynika, że dowód osobisty zawiera więcej informacji niż pracodawca może żądać od pracownika. Nieuprawnione jest np. żądanie podania terminu ważności dowodu czy podpisu. Ze względu na fakt, że pracodawca może przetwarzać tylko niektóre dane wskazane w dowodzie osobistym, nie jest uprawniony do przechowywania w aktach osobowych kserokopii tego dokumentu. Uzyskuje wówczas więcej danych niż dopuszcza prawo. Stanowisko to potwierdza Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych.

W omawianej sytuacji kopie dowodów osobistych pracowników nie powinny w ogóle znaleźć się w ich aktach osobowych. Obecnie należy więc je z nich usunąć.

www.UmowyoPrace.pl - Zawarcie umowy o pracę:

 Jeśli nie znalazłeś informacji, której szukasz,
wejdź do serwisu
www.VademecumKadrowego.pl » 
Więcej w zasobach płatnych
Prenumerata 2018 r. - www.sklep.gofin.pl
PRZEWODNIKI on-line Księgowego i Kadrowego
Pomocniki Księgowego

Terminarz

listopad 2017
PN WT ŚR CZ PT SO ND
1
2
3
4
5
6
8
9
11
12
13
14
16
17
18
19
21
22
23
24
25
26
27
28
29
ASYSTENT GOFIN - Darmowa aplikacja dla Księgowych
sklep.gofin.pl - RABATY, NAGRODY, PROMOCJE
NEWSLETTERY
Fachowe czasopisma - PoznajProdukty.gofin.pl
KODEKS PRACY 2013, Prawo Pracy
Vademecum kadrowego - kompleksowo opracowane zagadnienia z prawa pracy
Wszystko o urlopach pracowniczych - wypoczynkowy, bezpłatny, macierzyński, szkoleniowy

GOFIN PODPOWIADA

Kompleksowe opracowania tematyczne

WSKAŹNIKI

Bieżące wskaźniki wraz z archiwum

Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
gofin
sgk
czasopisma
forum
sklep
gazeta podatkowa
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60