Dane o wymiarze i rozkładzie czasu pracy w informacji o warunkach zatrudnienia

Pracownik jest zatrudniony na 3/4 etatu w podstawowym rozkładzie czasu pracy, ale przy zmiennym grafiku (pracuje w niektóre dni tygodnia w różnym wymiarze dobowym). Czasami pracodawca wyznacza mu dodatkowo krótszą dniówkę roboczą, w celu dopracowania wymiaru. W jaki sposób należy wskazać wymiar dobowy i tygodniowy tego pracownika w informacji o warunkach zatrudnienia? Czy w razie zmiany systemu czasu pracy, np. na ruchomy, trzeba aktualizować informację?

Pracodawca w ciągu 7 dni od dopuszczenia pracownika do pracy powinien przekazać mu informację o warunkach zatrudnienia, o której mowa w art. 29 § 3 pkt 1 K.p. (Dz. U. z 2025 r. poz. 277). Należy w niej wskazać m.in. obowiązujący pracownika dobowy i tygodniowy wymiar czasu pracy. W praktyce zgłaszane były wątpliwości w zakresie wykazywania wymiaru dobowego i tygodniowego w informacji o warunkach zatrudnienia - zwłaszcza, gdy pracownik pracuje według zmiennego grafiku.

W informacji o warunkach zatrudnienia trzeba podać zarówno normy, jak i wymiar czasu pracy obowiązujący danego pracownika. Trzeba tu zaznaczyć, że normy czasu pracy i wymiary czasu pracy to odrębne pojęcia. Normy czasu pracy mają charakter uniwersalny i są takie same dla pełnego i niepełnego etatu (normy czasu pracy dla ogółu pracowników określone są w art. 129 § 1 K.p.). Wymiar czasu pracy to natomiast liczba godzin do przepracowania w danym okresie rozliczeniowym, ustalona zgodnie z art. 130 K.p., proporcjonalnie do wymiaru etatu danego pracownika.

Podanie w informacji o warunkach zatrudnienia norm czasu pracy na ogół nie jest skomplikowane, natomiast podanie dobowego i tygodniowego wymiaru czasu pracy obowiązującego pracownika może być trudniejsze. Dotyczy to zwłaszcza zatrudnienia w systemie równoważnym lub na część etatu, gdzie rozkład czasu pracy może przewidywać różną liczbę godzin pracy w poszczególnych dniach roboczych (lub/i przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy powyżej 8 godzin). W takich sytuacjach można, moim zdaniem, wskazać w informacji o warunkach zatrudnienia dane o wymiarze dobowym i tygodniowym poprzez podanie przedziału godzin, w którym będą się mieścić te wymiary (patrz ramka).

Zmiana każdej z danych zawartych w informacji o warunkach zatrudnienia wymaga niezwłocznej aktualizacji - nie później niż do dnia, w którym taka zmiana będzie miała zastosowanie do pracownika, chyba że wynikła ona ze zmiany przepisów prawa pracy oraz prawa ubezpieczeń społecznych, o ile zostały one wskazane w ww. informacji (art. 29 § 3³ K.p.). Zmiana rozkładu czy systemu czasu pracy obowiązującego pracownika nie wymaga jednak takiej aktualizacji, ponieważ w omawianej informacji nie podaje się takich danych.

Przykładowy zapis w informacji o warunkach zatrudnienia dotyczący dobowego i tygodniowego wymiaru czasu pracy

•	przy założeniu, że pracownik jest zatrudniony na 3/4 etatu, w zmiennym rozkładzie, przy dniówkach od 4 do 8 godzin

"Obowiązujący pracownika dobowy i tygodniowy wymiar czasu pracy:

Od 4 do 8 godzin na dobę, zgodnie z obowiązującym pracownika rozkładem czasu pracy i przeciętnie 30 godzin w tygodniu w przyjętym okresie rozliczeniowym".

•	przy założeniu, że ww. pracownik jest zatrudniony w równoważnym systemie czasu pracy przewidującym wydłużenie dniówki roboczej do 12 godzin i krótsze dniówki w inne dni (nie mniej niż 4 godziny)

"Obowiązujący pracownika dobowy i tygodniowy wymiar czasu pracy:

Od 4 do 12 godzin na dobę, zgodnie z obowiązującym pracownika rozkładem czasu pracy i przeciętnie 30 godzin w tygodniu w przyjętym okresie rozliczeniowym".