Gazeta Podatkowa nr 78 (2266) z dnia 29.09.2025

Wprowadzenie do umowy o pracę zapisów o uchyleniu limitów

Zamierzamy zatrudnić kilka osób na podstawie umowy o pracę na czas określony, ale z wyłączeniem limitowania. W dwóch przypadkach będzie to miało związek z zatrudnieniem na zastępstwo, a w jednym z przyjęciem do pracy specjalisty w celu realizacji projektu (przewidzianego na 3 lata). Jak sformułować zapis o uchyleniu limitów w umowie o pracę i czy w każdym przypadku musimy powiadomić o tym PIP? Co w sytuacji niewprowadzenia zapisu o uchyleniu limitów do umowy o pracę?

Na podstawie art. 25¹ § 1 Kodeksu pracy (Dz. U. z 2025 r. poz. 277) pracodawca może zawrzeć z tym samym pracownikiem maksymalnie 3 umowy na czas określony, na okres nie dłuższy niż 33 miesiące (tzw. limity 33 i 3). W niektórych przypadkach wskazane limity nie są jednak stosowane. Sytuacje, kiedy może to mieć miejsce, określa art. 25¹ § 4 K.p., zgodnie z którym limity "33 i 3" nie obejmują umów na czas określony zawartych w celu:

• zastępstwa innego pracownika,
• wykonywania pracy dorywczej, sezonowej lub przez okres kadencji,
• jeżeli pracodawca wskaże obiektywne przyczyny leżące po jego stronie (uzasadniające niestosowanie limitów).

Zastosowana przez pracodawcę przesłanka uchylenia limitów powinna być wskazana w umowie o pracę (patrz ramka). Wymóg dokonania takiego wpisu wynika z art. 29 § 1¹ K.p. Należy jednak zaznaczyć, że choć pracodawca ma obowiązek dopełnić tej formalności, obiektywne wystąpienie w danej sytuacji wyjątku od limitu nie zależy od zapisu w umowie.

Taki pogląd wyraziło Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej w stanowisku udostępnionym naszemu Wydawnictwu w dniu 7 grudnia 2015 r., stwierdzając, że: "(...) niedopełnienie tego obowiązku (uzupełnienia umowy na czas określony o zapis w sprawie niestosowania limitów »33 i 3« - przyp. red.) nie będzie skutkowało wyłączeniem stosowania art. 25¹ § 4 Kodeksu pracy (...)". Niemniej wprowadzenie zapisu o uchyleniu limitów jest korzystne dowodowo dla pracodawcy.

Obowiązek poinformowania Państwowej Inspekcji Pracy o zastosowaniu wyjątku od limitów "33 i 3" wymaga poinformowania tego organu tylko w jednym przypadku, tj. uchylenia limitów z powodu obiektywnych przesłanek leżących po stronie pracodawcy. W takim przypadku pracodawca musi poinformować o tym fakcie - wskazując okoliczności uzasadniające zastosowanie wspomnianej przesłanki - właściwego okręgowego inspektora pracy, w terminie 5 dni roboczych od zawarcia umowy wyłączonej z limitów.

Przykładowy fragment umowy o pracę dotyczący przesłanki uchylenia limitów