Dane o urlopie w informacji o warunkach zatrudnienia

Zatrudniliśmy pracownika na pełny etat początkowo na okres próbny na 2 miesiące. Wówczas w informacji o warunkach zatrudnienia wpisaliśmy, że za okres zatrudnienia przysługuje mu 5 dni urlopu wypoczynkowego (26 dni × 2/12). Od 1 października 2023 r. będziemy już zatrudniali tego pracownika na czas nieokreślony. W związku z tym przygotowujemy dla niego nową informację o warunkach zatrudnienia. Z wyliczeń wynika, że pracownikowi będzie jeszcze przysługiwało w 2023 r. 7 dni urlopu (26 dni × 3/12). Razem daje to 12 dni urlopu. Jednak, ustalając urlop za cały okres zatrudnienia w 2023 r. łącznie, czyli za 5 miesięcy, wychodzi 11 dni urlopu (26 dni × 5/12). Jak prawidłowo ustalić należny wymiar urlopu za okres od października do końca grudnia 2023 r.?

Urlop ustala się w odniesieniu do każdej kolejno zawartej umowy o pracę w proporcji do okresu jej trwania, przy nieprzekraczaniu limitu rocznego. Wynika to z faktu, że prawo do urlopu pracownik nabywa dopiero wraz z zawarciem danego stosunku pracy.

Pracownik podejmujący pracę po raz pierwszy, w roku kalendarzowym, w którym podjął pracę, uzyskuje prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku (art. 153 § 1 K.p.). Urlop ten jest nabywany sukcesywnie po każdym przepracowanym miesiącu.

Natomiast prawo do kolejnych urlopów pracownik nabywa w każdym następnym roku kalendarzowym. Pracownik podejmujący kolejne zatrudnienie nabywa prawo do urlopu w dniu 1 stycznia danego roku (z góry), jeżeli w tym dniu pozostaje w zatrudnieniu, lub w każdym innym pierwszym dniu zatrudnienia (art. 153 K.p.).

Obowiązują dwa wymiary urlopu:

20 dni - jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat,
26 dni - jeśli pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat.

Tak wynika z art. 154 § 1 K.p.

Przy czym urlop ustalony w danym roku kalendarzowym, np. za kilka okresów zatrudnienia w danym roku, nie może przekroczyć podanych wyżej wymiarów.

W przypadku zatrudnienia pracownika w niepełnym wymiarze czasu pracy, wymiar urlopu ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tej osoby, biorąc za podstawę należny mu wymiar urlopu. W takiej sytuacji niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia.

Biorąc pod uwagę powołane regulacje, wymiar urlopu należnego pracownikowi oblicza się oddzielnie w stosunku do każdej zawartej umowy o pracę. Oznacza to, że sporządzając informację o warunkach zatrudnienia do nawiązanej umowy o pracę, wymiar urlopu ustala się za okres wskazany w tej umowie i nie sumuje się do niego urlopu z wcześniej zawartego stosunku pracy (przykład).

Przykład

Pracownik został zatrudniony od 1 sierpnia do 30 września 2023 r. na okres próbny. W okresie od 1 stycznia do 31 lipca 2023 r. nie był on nigdzie zatrudniony. Udokumentował wcześniejszy 10-letni okres zatrudnienia. Za okres pracy na próbę przysługiwał mu urlop w wymiarze 5 dni, tj. 26 dni × 2/12 = 4,33, po zaokrągleniu 5 dni. Taki też wymiar urlopu pracodawca wpisał w informacji o warunkach zatrudnienia.

Pracownik sprawdził się w pracy i od 1 października 2023 r. pracodawca będzie go zatrudniał na czas nieokreślony. W sporządzanej informacji o warunkach zatrudnienia trzeba podać wymiar urlopu należny jeszcze pracownikowi w 2023 r. Urlop przysługujący pracownikowi za okres zatrudniania od 1 października do 31 grudnia 2023 r. należy ustalić odrębnie od umowy na próbę, zgodnie z wyliczeniem: 26 dni × 3/12 = 6,5, po zaokrągleniu 7 dni (56 godz.).

Taki też wymiar urlopu przysługujący pracownikowi do końca 2023 r. trzeba podać w informacji o warunkach zatrudnienia.