Kiedy aktualizować informację dodatkową?

Pracownik wykonuje obowiązki służbowe w określonych warunkach zatrudnienia, o których pracodawca musi go poinformować po zawarciu umowy o pracę. Informacja ta powinna być zgodna ze stanem rzeczywistym, co wymaga jej aktualizacji w przypadku zmiany danych objętych tą informacją.

Umowa uzupełniona informacją dodatkową

W przypadku zawarcia umowy o pracę, po stronie pracodawcy powstaje obowiązek sporządzenia informacji o warunkach zatrudnienia i uprawnieniach pracowniczych. Taki dokument, zwany informacją dodatkową, obejmuje dane dotyczące:

obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normy czasu pracy,
częstotliwości wypłaty wynagrodzenia za pracę,
wymiaru przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego,
obowiązującej pracownika długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę,
układu zbiorowego pracy, którym pracownik jest objęty.

Tak wynika z art. 29 § 3 K.p.

Wymóg sporządzenia informacji dodatkowej obwarowany jest terminem. Pracodawca musi ją przygotować w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę. Ponadto, zgodnie z art. 29 § 3¹ K.p., poinformowanie pracownika o jego warunkach zatrudnienia (oprócz informacji dotyczącej układu zbiorowego) może nastąpić przez pisemne wskazanie odpowiednich przepisów prawa pracy.

Pracodawca, który nie ma obowiązku sporządzenia regulaminu pracy (z uwagi na stan zatrudnienia poniżej 20 pracowników) i który nie jest objęty układem zbiorowym pracy, zobligowany jest do sporządzenia informacji, która oprócz wcześniej wymienionych danych powinna wskazywać:

porę nocną,
miejsce, termin i czas wypłaty wynagrodzenia,
przyjęty sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Warto zwrócić uwagę, że informacja dodatkowa ma charakter zindywidualizowany. Jego odbiorcą jest konkretny pracownik, a nie grupa zatrudnionych czy wszyscy pracownicy zakładu. Pracodawca nie może zatem sporządzić ogólnej informacji o warunkach zatrudnienia dla osób, którym przykładowo przysługuje jednakowa norma czasu pracy.

Z regulacji art. 29 § 3 K.p. wynika, że obowiązek sporządzenia informacji dodatkowej powstaje w przypadku zawarcia umowy o pracę. Konsekwencją takiego rozwiązania jest konieczność, w przypadku zawarcia z pracownikiem każdej nowej umowy, sporządzenia kolejnej informacji obejmującej dane dotyczące okresu zatrudnienia objętego tą umową.

Zmiana warunków wymaga aktualizacji

Warunki zatrudnienia i uprawnienia pracownicze, które objęte są zakresem informacji dodatkowej, mogą w trakcie zatrudnienia ulec modyfikacji. Pracownik wraz z upływem czasu nabywa bowiem nowe prawa (np. do wyższego wymiaru urlopu). Zmiany mogą również wynikać z decyzji pracodawcy. Niezależnie od przyczyny, zmiana warunków zatrudnienia i uprawnień pracowniczych wiąże się z koniecznością poinformowania o niej pracownika, którego ta zmiana dotyczy.

Zgodnie z art. 29 § 3² K.p. pracodawca informuje pisemnie pracownika o zmianie niektórych warunków zatrudnienia (dobowa i tygodniowa norma czasu pracy, częstotliwość wypłaty wynagrodzenia, wymiar urlopu wypoczynkowego, długość okresu wypowiedzenia), o objęciu pracownika układem zbiorowym pracy, a także o zmianie układu zbiorowego pracy, którym pracownik jest objęty.

Aktualizacji przedmiotowych danych należy dokonać niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu 1 miesiąca od dnia wejścia w życie zmian. W przypadku gdy rozwiązanie umowy o pracę miałoby nastąpić przed upływem tego terminu - nie później niż do dnia rozwiązania umowy.

Aktualizacja w formie zbiorczej

W praktyce stosowania przepisów dotyczących sporządzania informacji dodatkowej pojawiły się wątpliwości interpretacyjne w zakresie możliwości zamieszczania w jednej (zbiorczej) informacji zarówno danych aktualnych, jak również tych, które dopiero ulegną zmianie w okresie obowiązywania umowy o pracę. W tej sprawie zostały wyrażone opinie zarówno Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej, jak również Państwowej Inspekcji Pracy.

Z udostępnionego naszemu Wydawnictwu pisma MPiPS z dnia 22 lutego 2013 r. wynika, że jeżeli pracodawca poinformował pracownika w pierwszej informacji dotyczącej warunków jego zatrudnienia także o dniu, w którym nastąpi zmiana tych warunków, to powtórne zawiadomienie o tym pracownika w momencie, w którym faktycznie ona nastąpi, jest zbyteczne.

Inny pogląd prezentuje w tym zakresie Państwowa Inspekcja Pracy (znak pisma: GNP-249-4560-3-1/13/PE/RP), wskazując, że celem art. 29 § 3² K.p. jest bieżące informowanie pracownika o jego warunkach zatrudnienia, a nie o hipotetycznych warunkach, które mogą, ale nie muszą zaistnieć w bliżej nieokreślonej przyszłości. W ocenie PIP: "(…) nie jest prawidłowe jednoczesne sporządzanie informacji aktualnej i dotyczącej warunków, które ulegną zmianie z upływem określonego czasu. Aktualizacja informacji o warunkach zatrudnienia musi być zawsze sporządzana na bieżąco, po zaistnieniu zmian w warunkach zatrudnienia pracownika".

Przykład aktualizacji informacji dodatkowej
Zakład Produkcji Mebli ul. Podmiejska 65, Witnica	Witnica, dnia 17 lutego 2014 r.
	Pan Zygmunt Walczak stolarz
Na podstawie art. 29 § 3² K.p. informuję, że w związku z osiągnięciem 10-letniego stażu pracy uzyskał Pan prawo do uzupełniającego urlopu wypoczynkowego w wymiarze 6 dni. Od 19 lutego 2014 r. wymiar przysługującego Panu urlopu wypoczynkowego wynosi 26 dni.
	Jan Kowal (pracodawca)