Gazeta Podatkowa nr 101 (1038) z dnia 19.12.2013

Aktualizacja informacji dodatkowej

W ciągu roku kalendarzowego pracownik korzystający dotychczas z 20 dni urlopu wypoczynkowego nabędzie prawo do 26 dni tego urlopu. Jak ująć to w informacji dodatkowej? Czy przy każdej umowie o pracę muszę sporządzać tę informację? (pytanie z dyskusji na www.forum.gofin.pl nr 780874)

W przypadku zawarcia umowy o pracę pracodawca jest zobowiązany potwierdzić niektóre warunki zatrudnienia w tzw. informacji dodatkowej. Zawarte w niej dane dotyczą:

• obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normy czasu pracy,
• częstotliwości wypłaty wynagrodzenia za pracę,
• wymiaru przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego,
• obowiązującej pracownika długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę,
• układu zbiorowego pracy, którym pracownik jest objęty (art. 29 § 3 Kodeksu pracy, Dz. U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.).

Jeśli pracodawca nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy (tj. zatrudnia mniej niż 20 pracowników), informacja powinna dodatkowo wskazywać:

• porę nocną,
• miejsce, termin i czas wypłaty wynagrodzenia,
• przyjęty sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Na sporządzenie informacji dodatkowej pracodawca ma 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę.

Pracodawca informuje pracownika na piśmie o zmianie jego warunków zatrudnienia oraz o objęciu pracownika układem zbiorowym pracy, a także o zmianie układu zbiorowego pracy, którym pracownik jest objęty. Powinno to nastąpić niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu 1 miesiąca od dnia wejścia w życie tych zmian. W przypadku gdy rozwiązanie umowy o pracę miałoby nastąpić przed upływem tego terminu - nie później niż do dnia rozwiązania umowy (art. 29 § 3² K.p.).

W omawianej sytuacji nabycie przez pracownika w ciągu roku kalendarzowego prawa do urlopu w wyższym wymiarze, obliguje pracodawcę do dokonania pisemnej aktualizacji informacji dodatkowej i zapoznania z nią pracownika, którego dotyczy zmiana (w zakresie wymiaru przysługującego mu urlopu wypoczynkowego).

Ponadto, jak wynika z regulacji art. 29 § 3 K.p., obowiązek sporządzenia informacji dodatkowej powstaje w przypadku zawarcia umowy o pracę. Oznacza to, że zawarcie z pracownikiem każdej kolejnej umowy o pracę skutkuje koniecznością sporządzenia nowej informacji obejmującej dane dotyczące okresu zatrudnienia objętego tą umową.