Indywidualny charakter informacji dodatkowej

Zamierzamy zatrudnić pracownika, dla którego jest to pierwsza praca w życiu, na podstawie umowy na okres próbny. Jeżeli czas próbny wypadnie pomyślnie, będziemy kontynuowali zatrudnienie tego pracownika w ramach umowy na czas określony. Czy w informacji dodatkowej, którą przekażemy mu przy zawarciu pierwszej umowy, można zamieścić ogólne dane dotyczące pierwszego i kolejnych urlopów wypoczynkowych oraz okresów wypowiedzenia dla wszystkich rodzajów umów, tak aby dokument miał charakter uniwersalny i nie wymagał aktualizacji?

Informacja o warunkach zatrudnienia (zwana potocznie informacją dodatkową) powinna mieć charakter zindywidualizowany. Obowiązek jej przygotowania wynika z art. 29 § 3 K.p., zgodnie z którym pracodawca informuje pracownika na piśmie, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę o:

• obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,
   
• częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę,
   
• wymiarze przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego,
   
• obowiązującej pracownika długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę,
   
• układzie zbiorowym pracy, którym pracownik jest objęty.

Pracodawca, który nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy i nie jest objęty układem zbiorowym pracy, jest obowiązany dodatkowo umieścić informację o porze nocnej, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia oraz przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

WAŻNE: Poinformowanie pracownika o obowiązujących go normach czasu pracy, przysługującym urlopie, długości okresu wypowiedzenia oraz częstotliwości wypłaty wynagrodzenia może nastąpić przez pisemne wskazanie odpowiednich przepisów prawa pracy.

Jak wynika z brzmienia art. 29 § 3 K.p., adresatem danych zawartych w informacji o warunkach zatrudnienia jest konkretny pracownik, a nie ogół zatrudnionych w danym zakładzie. Stąd informacja dodatkowa powinna wskazywać rozstrzygnięcia obowiązujące pracownika, do którego jest skierowana. Zawarcie w informacji wielu albo wszystkich wariantów danego uprawnienia (np. wszystkich przewidzianych w Kodeksie pracy okresów wypowiedzenia umowy o pracę) mogłoby prowadzić do trudności w ustaleniu przez pracownika konkretnego zakresu uprawnień przysługujących mu w danym okresie. W konsekwencji dokument wystawiany na podstawie art. 29 § 3 K.p. nie spełniałby swojej informacyjnej funkcji.

Ewentualnie można przyjąć za dopuszczalne podanie w omawianej informacji zakresu uprawnień danego rodzaju (np. do określonego wymiaru urlopu) nie tylko według stanu bieżącego występującego na dzień sporządzania informacji, ale również w odniesieniu do tego okresu zatrudnienia, w którym wystąpią zmiany tych uprawnień (np. w zakresie wymiaru urlopu czy długości wypowiedzenia). Natomiast podawanie "zbiorczego" zestawu informacji o potencjalnych uprawnieniach, jakie pracownik być może mógłby nabyć w trakcie zatrudnienia (np. okresów wypowiedzenia umowy na czas nieokreślony na wypadek, gdyby z pracownikiem zawarto umowę bezterminową) mija się z celem informacji dodatkowej. Prowadziłoby też do nadmiernego rozbudowania i "przeładowania" jej treści.