Gazeta Podatkowa nr 31 (968) z dnia 18.04.2013

Obowiązki pracodawcy przy przedłużeniu umowy o pracę do dnia porodu

Znaczna część pracowników zatrudniona jest w ramach umów terminowych, w tym umów na czas określony. Z założenia umowy takie są mniej stabilne niż umowy bezterminowe, jednak nawet one objęte są szczególnymi regulacjami gwarantującymi trwałość zatrudnienia. Jedna z nich przewiduje przedłużenie umowy do dnia porodu, przy zachowaniu określonych warunków.

Zakończenie umowy po jej końcowym terminie

Umowa o pracę na czas określony, której termin końcowy przypada po upływie trzeciego miesiąca ciąży, ulega przedłużeniu do dnia porodu. Dotyczy to również umowy o pracę na okres próbny dłuższy niż miesiąc oraz umowy na czas wykonania określonej pracy, o ile uległyby one rozwiązaniu po upływie trzeciego miesiąca ciąży (art. 177 § 3 K.p.). Należy nadmienić, że stan ciąży liczony jest w równej miary miesiącach księżycowych.

Przedłużenie umowy, o którym mowa w art. 177 § 3 K.p., następuje z mocy samego prawa, bez konieczności podejmowania dodatkowych działań przez pracodawcę czy pracownika. W szczególności nie ma potrzeby zawierania aneksu do umowy, przedłużającego okres jej trwania. Skutek prawny w postaci przedłużenia umowy następuje samoczynnie, na podstawie przepisu prawnego i działanie pracodawcy, przedłużające czas trwania umowy w drodze porozumienia stron (aneksu), może ten stan tylko potwierdzić.

Zawarcie aneksu nie jest w związku z tym konieczne, choć nie jest też zabronione. W sensie prawnym czynność ta jest jednak zbędna. Pracodawca nie jest też zobowiązany do poinformowania pracownicy o przedłużeniu jej umowy o pracę do dnia porodu. Niemniej udzielenie takiej informacji może być przydatne pracownicy, w celu wyjaśnienia jej sytuacji prawnej.

Umowa o pracę na czas zastępstwa, bez względu na to, kiedy przypada jej termin końcowy, nie ulega przedłużeniu do dnia porodu.

Przedłużona umowa pod ochroną

Okres przedłużenia umowy o pracę jest zwyczajnym okresem zatrudnienia, w czasie którego zastosowanie znajdują przepisy chroniące pracownicę w ciąży i na urlopie macierzyńskim przed rozwiązaniem umowy o pracę przez pracodawcę. Pracownica, której umowa przedłużyła się do dnia porodu, do tego dnia jest chroniona przed jej wypowiedzeniem lub natychmiastowym rozwiązaniem przez pracodawcę. Wyjątki uchylające tę ochronę dotyczą sytuacji upadłości lub likwidacji pracodawcy bądź rozwiązania z pracownicą umowy w trybie dyscyplinarnym. W tym ostatnim przypadku, jeżeli w firmie występuje zakładowa organizacja związkowa, możliwość "dyscyplinarki" zależy od jej zgody. Natomiast w razie wypowiedzenia pracownicy umowy z powodu likwidacji lub upadłości zakładu pracy, pracodawca uzgadnia z tą organizacją termin rozwiązania umowy.

Należy nadmienić, że pracownica może, na zasadach ogólnych, złożyć wniosek o udzielenie jej co najmniej dwóch tygodni urlopu macierzyńskiego przed porodem (do czego uprawnia art. 180 § 3 K.p.). Pracodawca jest zobowiązany udzielić żądanego urlopu zgodnie z wnioskiem.

Prawo do zasiłku macierzyńskiego

Fakt przedłużenia z pracownicą umowy o pracę do dnia porodu powoduje, iż ubezpieczona może skorzystać z zasiłku macierzyńskiego za cały okres ustalony przepisami Kodeksu pracy jako okres urlopu macierzyńskiego oraz dodatkowego urlopu macierzyńskiego. Warunkiem przyznania tego świadczenia, co do zasady, jest bowiem urodzenie dziecka w okresie podlegania ubezpieczeniu chorobowemu. Tak wynika z art. 29 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, zwanej ustawą zasiłkową.

Co więcej, zasiłek macierzyński przysługuje także za okres po ustaniu tytułu tego ubezpieczenia (zatrudnienia), choćby nawet - tak jak w omawianym przypadku - nastąpiło ono z dniem porodu.

Jak już wspomnieliśmy, pracownica, z którą przedłużono umowę o pracę do dnia porodu, co najmniej 2 tygodnie przed przewidywaną datą porodu może skorzystać z urlopu macierzyńskiego, z prawem do świadczenia. Przy czym nie zmienia to faktu, że umowa o pracę zostanie w takim przypadku rozwiązana z dniem porodu, a nie z pierwszym dniem należnego jej urlopu macierzyńskiego.

Po porodzie będzie jej wówczas przysługiwał urlop macierzyński niewykorzystany przed porodem, aż do wyczerpania pełnego należnego jej okresu tego świadczenia (przykład).

Kto jest płatnikiem świadczenia?

Płatnikiem zasiłku macierzyńskiego w okresie zatrudnienia jest odpowiednio:

• pracodawca, uprawniony do wypłaty świadczeń z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa swoim ubezpieczonym lub
   
• ZUS.

Natomiast za okres po ustaniu zatrudnienia wypłaty zasiłku macierzyńskiego, podobnie jak zasiłku chorobowego i świadczenia rehabilitacyjnego, może dokonywać wyłącznie ZUS.

Przy czym w przypadku, gdy z pracownicą przedłużono umowę o pracę do dnia porodu, a płatnik składek byłby zobowiązany do wypłaty zasiłku macierzyńskiego tylko za 1 dzień, wypłaty tego zasiłku za cały okres może dokonać organ rentowy. Takiej informacji udzielił ZUS w swoim komentarzu do ustawy zasiłkowej, dostępnym na stronie internetowej tej instytucji (www.zus.pl).

Niezbędne dokumenty

Aby jednak organ rentowy mógł ustalić prawo do zasiłku macierzyńskiego oraz wysokość tego świadczenia, płatnik składek powinien przekazać odpowiednie dokumenty. Zostały one określone w stosownym rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej (Dz. U. z 2012 r. poz. 444). Są nimi odpowiednio:

• zaświadczenie płatnika składek wystawione na druku ZUS Z-3, w którym wskazuje m.in. datę ustania zatrudnienia - dotyczy to również przypadków, gdy zaświadczenie takie zostało już przedłożone dla celów ustalenia prawa do zasiłku chorobowego i/lub świadczenia rehabilitacyjnego,

oraz otrzymane od pracownicy:

• zaświadczenie lekarskie wystawione na zwykłym druku określające przewidywaną datę porodu - za okres przed porodem i/lub
   
• skrócony odpis aktu urodzenia dziecka lub jego kopia potwierdzona przez płatnika zasiłku (w tym przypadku ZUS) za zgodność z oryginałem - za okres po porodzie.

Miesięczny zasiłek macierzyński wynosi 100% podstawy wymiaru zasiłku.

Rozliczenia z ZUS

W dokumentach rozliczeniowych przekazywanych do ZUS oprócz naliczonych za pracownika składek ubezpieczeniowych pracodawca wykazuje również wszelkie przerwy w ich opłacaniu (spowodowane np. chorobą), jak i wypłacone pracownikowi świadczenia, np. zasiłek chorobowy czy zasiłek macierzyński. Jeśli pracodawca dokona wypłaty zasiłku chorobowego z ubezpieczenia chorobowego lub zasiłku macierzyńskiego, to powinien wykazać je w przekazywanych do ZUS raportach ZUS RSA, sporządzonych za miesiąc, w którym dokonano jego wypłaty. Każde wypłacone świadczenie wykazuje się z odpowiednim kodem (tu: z kodem 313 - zasiłek chorobowy z ubezpieczenia chorobowego lub 311 - zasiłek macierzyński z ubezpieczenia chorobowego).

Wykazywany w raporcie ZUS RSA okres wypłaconego świadczenia nie może wykraczać poza ostatni dzień kalendarzowy miesiąca, za który płatnik sporządza ten raport. Oznacza to, że daty "Od" i "Do" mogą być wcześniejsze niż pierwszy dzień kalendarzowy miesiąca, za który sporządzany jest raport. Nie mogą być jednak późniejsze niż ostatni dzień kalendarzowy tego miesiąca. Przykładowo - w raporcie ZUS RSA składanym za kwiecień 2013 r. płatnik może podać okres niezdolności do pracy trwającej np. w marcu 2013 r., ale nie będzie mógł już uwzględnić w nim okresu niezdolności do pracy przypadającej po 30 kwietnia 2013 r.

W raporcie ZUS RSA pracodawca podaje też świadczenia chorobowe wypłacone przez ZUS. Wtedy jednak nie wypełnia się pól dotyczących liczby dni zasiłkowych oraz kwoty (pól 05. i 06.).

Ponadto wypłacenie przez pracodawcę zasiłku macierzyńskiego wiąże się z koniecznością naliczenia za pracownicę składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Osoba pobierająca zasiłek macierzyński podlega bowiem z tego tytułu obowiązkowym ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, co wynika z art. 6 ust. 1 pkt 19 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe stanowi kwota wypłaconego zasiłku macierzyńskiego. Składki ubezpieczeniowe za taką osobę rozlicza (w raporcie ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 12 40) podmiot wypłacający zasiłek. Pracodawca będzie je więc naliczał tylko wtedy, gdy dokona pracownicy wypłaty zasiłku macierzyńskiego.

Gdyby natomiast zasiłek macierzyński był wypłacany przez ZUS, wtedy stosownych rozliczeń również dokonuje ZUS. W takim przypadku okres pobierania przez pracownicę zasiłku macierzyńskiego pracodawca wykazuje w raporcie ZUS RSA, podając w nim jedynie kod tytułu ubezpieczenia pracownicy - 01 10, okres pobieranego zasiłku oraz kod świadczenia/przerwy - 311.

Po rozwiązaniu umowy o pracę pracodawca ma obowiązek wyrejestrować pracownicę z ubezpieczeń. Dokonuje tego na druku ZUS ZWUA. Na przekazanie dokumentu wyrejestrowującego pracodawca ma 7 dni, licząc od momentu rozwiązania stosunku pracy.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.)

Ustawa z dnia 25.06.1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz. U. z 2010 r. nr 77, poz. 512 ze zm.)

Ustawa z dnia 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm.)