Przechowywanie kserokopii dowodu osobistego i prawa jazdy w aktach osobowych pracownika

Czy pracodawca ma obowiązek przechowywania w aktach osobowych kserokopii prawa jazdy pracowników, którzy prowadzą pojazdy służbowe jako potwierdzenie uprawnień? Czy można w tych aktach przechowywać kserokopie dowodów osobistych pracowników?

W przypadku pracowników mobilnych, którzy w ramach powierzonych obowiązków kierują pojazdami służbowymi, stanowiącymi własność firmy, prawo jazdy jest dokumentem potwierdzającym kwalifikacje wymagane do wykonywania pracy. Oznacza to, że pracodawca może żądać złożenia takiego dokumentu już na etapie ubiegania się przez daną osobę o zatrudnienie. Możliwość ta wynika bezpośrednio z § 1 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, dalej rozporządzenia. Regulacja ta znajduje zastosowanie do wszystkich dokumentów składanych przez kandydata do pracy na etapie rekrutacji celem potwierdzenia posiadanych kwalifikacji.

Różnica pomiędzy prawem jazdy pracownika, a jego dowodem osobistym polega na tym, że dowód osobisty jest dokumentem potwierdzającym tożsamość i dane osobowe obywatela Polski, nie zaś posiadane przez niego kwalifikacje zawodowe. W konsekwencji dowód osobisty osoby ubiegającej się o zatrudnienie nie podlega przepisom § 1 ust. 1 pkt 3 ww. rozporządzenia, ani innym przepisom przewidującym obowiązek podania podmiotowi zatrudniającemu danych osobowych. Oznacza to, że możliwość przechowywania kopii dowodu osobistego pracownika należy oceniać w oparciu o art. 22¹ § 1 i 2 K.p. analizując, czy dane zawarte w tym dokumencie nie wykraczają poza katalog danych wynikający z omawianej normy. Prowadzi to do wniosku, że pracodawca może przetwarzać jedynie część danych zawartych w tym dokumencie z uwagi na fakt, iż przepisy nie przewidują podstawy dla domagania się od pracownika podania m.in. nazwiska rodowego, płci, terminu ważności dowodu, podpisu, zdjęcia oraz większości danych znajdujących się na drugiej stronie dowodu (poza nr PESEL). W tym kontekście warto stwierdzić, że płeć pracownika wynika z jego imienia, podpis znajduje się na wielu innych dokumentach, a zdjęcie jest obecnie stałym składnikiem CV. Niemniej informacje dotyczące nazwiska rodowego w przypadku kobiet wskazują ich stan cywilny, co może być podstawą dyskryminacji w dostępie do zatrudnienia.

Ważne: Pracodawca ma prawo przetwarzać jedynie część danych pracownika wynikających z dowodu osobistego, nie może więc przechowywać w aktach osobowych kserokopii tego dokumentu.

Wpływu na powyższą ocenę nie ma również uzyskanie od pracownika pisemnej zgody na przechowywanie tego typu danych. Zgodnie ze stanowiskiem prezentowanym przez Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (GIODO), zgoda na przetwarzanie danych osobowych pracownika, wykraczających poza katalog określony w przepisach musi być wyrażona w sposób dobrowolny. Jak zauważył GIODO, w relacji pracodawca-pracownik brakuje równowagi, a ten stan sprzyja wymuszaniu na pracowniku zgody, przez co trudno mówić o dobrowolności. Stanowisko to poparł Naczelny Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z dnia 1 grudnia 2009 r. (sygn. akt I OSK 249/09, OSNAiWSA 2011/2/39), uznając, że wyrażona na prośbę pracodawcy pisemna zgoda pracownika na pobranie i przetworzenie jego danych osobowych, narusza prawa pracownika i swobodę wyrażenia przez niego woli. W ocenie NSA ze względu na brak równowagi w relacji pracodawca-pracownik, stawiający w wątpliwość dobrowolność w wyrażeniu zgody na pobieranie i przetworzenie danych osobowych, ustawodawca ograniczył w art. 22¹ K.p. katalog danych, których pracodawca może żądać od pracownika.