A A A

Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 9 (1016) z dnia 20.03.2019

Sposób sformułowania informacji o warunkach zatrudnienia

1) Niedługo podpiszemy umowę o pracę na czas określony z pracownikiem zatrudnionym obecnie na okres próbny. W czasie przyszłego zatrudnienia na czas określony wydłuży się przysługujący pracownikowi okres wypowiedzenia. Czy w związku z tym w informacji o warunkach zatrudnienia będziemy mogli wskazać ogólnie przepis Kodeksu pracy dotyczący wypowiedzenia?

Nie. Jeżeli pracodawca zdecyduje się przygotować informację o warunkach zatrudnienia przez odwołanie się do przepisów prawa pracy, to powinien wskazać konkretny przepis mówiący o uprawnieniu przysługującym pracownikowi na moment sporządzania informacji.

Wspomniana informacja, wydawana na podstawie art. 29 § 3 Kodeksu pracy (Dz. U. z 2018 r. poz. 917 ze zm.), zawiera wskazanie:

1) obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,

2) częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę,

3) wymiarze przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego,

4) obowiązującej pracownika długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę,

5) układzie zbiorowym pracy, którym pracownik jest objęty.

Dodatkowo - jeżeli pracodawca nie ma obowiązku tworzenia regulaminu pracy i nie jest objęty układem zbiorowym pracy - informacja o warunkach zatrudnienia, zwana też informacją dodatkową, zawiera dane o:

porze nocnej,
miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia,
przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Informacja dodatkowa może być przygotowana w dwóch wersjach - opisowej lub poprzez odwołanie się do przepisów (odwołanie do przepisów może dotyczyć tylko tych uprawnień, które wymienione są wyżej w punktach od 1 do 4). Ponieważ wspomniana informacja powinna mieć zindywidualizowany charakter i odnosić się do sytuacji konkretnego pracownika, odwołanie do przepisów również powinno być skonkretyzowane, tj. w ramach danego przepisu należy wskazać ten paragraf, ustęp czy punkt, który odnosi się do sytuacji danego pracownika.

Odwołanie się ogólnie do przepisu dotyczącego danego uprawnienia w wielu przypadkach może okazać się niewystarczające. Przykładowo, art. 36 K.p. wymienia różne długości wypowiedzenia, w zależności od stażu zakładowego. Pracownik, który zapozna się z tym przepisem, może mieć jednak trudności z ustaleniem, który konkretnie okres wypowiedzenia odnosi się do jego sytuacji, ponieważ np. może mieć problem z obliczeniem swojego stażu zakładowego. Dlatego pracodawca powinien jak najdokładniej wskazać regulację odnoszącą się do danego pracownika, np. w przypadku pracownika, któremu przysługuje miesięczny okres wypowiedzenia, właściwe jest podanie art. 36 § 1 pkt 2 K.p. (a nie jedynie art. 36 K.p.).

Należy w tym miejscu zasygnalizować, że Państwowa Inspekcja Pracy stoi na stanowisku, że informacja o warunkach zatrudnienia powinna być przygotowywana na bieżąco. Jest przeciwna koncepcji "zbiorczej" informacji dodatkowej, w której pracodawca podaje informacje o uprawnieniach pracowniczych z uwzględnieniem ich zmiany w trakcie okresu objętego informacją. Zdaniem PIP, w razie wystąpienia takich zmian pracodawca powinien przygotować aktualizację informacji dodatkowej, tak aby pracownik był na bieżąco informowany o stanie swoich uprawnień (patrz: stanowisko w ramce).

"(...) Celem wskazanego przepisu (art. 29 § 3² i 3³ K.p. - przyp. red.) jest bieżące informowanie pracownika o jego warunkach zatrudnienia, a nie o hipotetycznych warunkach, które mogą, ale nie muszą zaistnieć w bliżej nieokreślonej przyszłości. Przyjęcie założenia, że pracownik miałby pamiętać o pouczeniu sprzed kilku lat, kłóciłoby się zarówno z wykładnią gramatyczną, jak i celowościową, przytoczonego przepisu.

W związku z tym (...) nie jest prawidłowe jednoczesne sporządzanie informacji aktualnej i dotyczącej warunków, które ulegną zmianie z upływem określonego czasu. Aktualizacja informacji o warunkach zatrudnienia musi być zawsze sporządzana na bieżąco, po zaistnieniu zmian w warunkach zatrudnienia pracownika (...)."

Stanowisko GIP z 10 maja 2013 r., znak: GNP-249-4560-3-1/13/PE/RP

2) Czy w przypadku pracownika, o którym mowa w pytaniu pierwszym, możemy część informacji o warunkach zatrudnienia przygotować opisowo, a część poprzez odwołanie się do przepisów?

W naszej ocenie, nie. Przepisy Kodeksu pracy nie dają odpowiedzi na to pytanie, jednak pracodawca musi mieć na uwadze, że celem informacji o warunkach zatrudnienia jest uzyskanie przez pracownika wiedzy co do jego podstawowych uprawnień. Pracodawca może wybrać, w jaki sposób przekaże mu te informacje, jednak bez względu na zastosowaną wersję informacji dodatkowej, powinna być ona skonkretyzowana i czytelna dla pracownika. Na jej podstawie, powinien on bez większych trudności ustalić, jakie są jego uprawnienia w zakresie np. urlopu wypoczynkowego, długości wypowiedzenia czy norm czasu pracy. Podanie informacji o tych uprawnieniach częściowo w sposób opisowy, a częściowo poprzez odwołanie do przepisów może spowodować, że informacja stanie się nieprzejrzysta i mało zrozumiała dla pracownika.