A A A

Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 29 (964) z dnia 10.10.2017

Umowa na zastępstwo - czy może obejmować niższy wymiar czasu pracy oraz jak ustalić jej datę końcową?

Jedna z pracownic uległa wypadkowi samochodowemu i czeka ją długotrwała rekonwalescencja. Na czas jej nieobecności chcemy zatrudnić osobę z zewnątrz. Czy nadal można podpisywać umowy na zastępstwo, a jeśli tak, to czy umowa taka może być zawarta na niższy wymiar czasu pracy niż u zastępowanego pracownika? Jak określić jej datę końcową, jeśli na chwilę obecną nie wiemy, jak długo potrwa niezdolność do pracy osoby zastępowanej?

Pracodawcy nadal mogą zawierać umowy o pracę na czas usprawiedliwionej nieobecności pracownika. Możliwość taka wynika pośrednio z:

art. 25¹ § 4 pkt 1 Kodeksu pracy, mówiącego o tym, że umowy o pracę zawarte na czas określony w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy nie są uwzględniane w limicie trzech umów na czas określony, a okres ich trwania - w limicie 33 miesięcy, o których mowa w art. 25¹ § 1 K.p.,
art. 177 § 3¹ K.p. informującego o tym, że umowy o pracę na czas określony zawarte z pracownicą będącą w ciąży w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy nie ulegają przedłużeniu do dnia porodu.

Wątpliwości pytającego biorą się zapewne stąd, że w wykazie rodzajów umów o pracę, zawartym w art. 25 § 1 K.p., nie ma aktualnie mowy o tego rodzaju umowach, tak jak to miało miejsce przed 22 lutym 2016 r.

Żeby zastąpić pracownika nieobecnego w pracy z przyczyn usprawiedliwionych, pracodawca może więc podpisać z zastępcą umowę o pracę na czas określony, przy czym powinna być w niej umieszczona informacja o obiektywnych przyczynach uzasadniających zawarcie takiej umowy (art. 29 § 1¹ K.p.).

Przykład

W celu zastępstwa pani Janiny Kowalskiej zatrudnionej na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony, która z uwagi na wypadek samochodowy będzie przebywała na długotrwałym zwolnieniu lekarskim, pracodawca podpisał z osobą z zewnątrz umowę o pracę na czas określony. W ust. 3 tej umowy umieścił adnotację, że została ona zawarta w celu zastępstwa pani Janiny Kowalskiej w czasie jej usprawiedliwionej nieobecności w pracy spowodowanej pobytem na długotrwałym zwolnieniu lekarskim. Adnotacja taka jest wystarczająca z jednej strony do zawarcia wspomnianej umowy, z drugiej zaś do wyłączenia jej z limitu 3/33 obowiązującego wobec umów o pracę na czas określony.

Ustalenie wymiaru czasu pracy, na który zawierana jest dana umowa - w tym umowa na czas nieobecności zastępowanego pracownika w pracy - należy do stron stosunku pracy. Żaden przepis nie obliguje pracodawcy do tego, aby umowa z zastępcą zawarta została na taki sam wymiar czasu pracy, jaki obowiązywał osobę zastępowaną. Podpisanie umowy na wymiar znacznie odbiegający od wymiaru zastępowanego pracownika może jednak być przedmiotem zainteresowania inspektorów PIP.

Jeżeli zaś chodzi o trzecią część pytania, to w sytuacji, gdy pracodawca nie może ustalić konkretnej daty powrotu do firmy zastępowanego pracownika, najwygodniejszym i najbezpieczniejszym dla niego jest wprowadzenie w umowie zapisu, iż ulega ona rozwiązaniu wraz z powrotem osoby zastępowanej do pracy.

Przykład

W umowie, o której mowa w poprzednim przykładzie, pracodawca umieścił następującą adnotację: "umowa o pracę ulega rozwiązaniu z dniem powrotu pani Janiny Kowalskiej do pracy po ustaniu przyczyny nieobecności". W przeciwieństwie do podania konkretnej daty kalendarzowej taki zapis pozwoli pracodawcy na uniknięcie konieczności ewentualnego przedłużenia umowy, gdyby pracownica wróciła do pracy później niż pierwotnie planowała lub wypowiedzenia umowy zastępcy - gdyby powrót osoby zastępowanej nastąpił szybciej.