Zawarcie umowy na zastępstwo na okres krótszy niż nieobecność zastępowanego

W związku z nieobecnością pracownicy przebywającej na urlopie macierzyńskim i rodzicielskim chcielibyśmy zatrudnić innego pracownika. Jednakże nie na cały okres jej nieobecności, ale tylko na jego część. Czy umowę na zastępstwo można zawrzeć na okres krótszy niż czas nieobecności zastępowanej?

Umowa na zastępstwo nie musi być zawarta na cały okres nieobecności osoby zastępowanej.

Umowa zawarta w celu zastępstwa nieobecnego pracownika, który po okresie nieobecności ma zamiar wrócić do wykonywania swoich obowiązków, w zasadzie jest zwykłą umową na czas określony. Jej odmienność polega m.in. na tym, że ze względu na przyczynę nawiązania, nie podlega limitom, o których mowa w art. 25¹ § 1 K.p., potocznie zwanym 3/33 (art. 25¹ § 4 pkt 1 K.p.). Wiążąc się tego rodzaju stosunkiem pracy, należy wskazać datę jego obowiązywania. Może nią być jakikolwiek dzień przypadający na czas nieobecności osoby zastępowanej i można go określić w dwojaki sposób, tj.:

poprzez wskazanie konkretnej daty lub
opisanie zdarzenia, którego wystąpienie spowoduje zakończenie umowy.

Obydwa rozwiązania są dopuszczalne i każde z nich ma zarówno wady, jak i zalety.

Gdy strony jako termin rozwiązania umowy na zastępstwo wskażą konkretną datę, co do zasady łączący je stosunek pracy zakończy się wraz z jej nastaniem i nastąpi to niezależnie od tego, czy zastępowana pracownica już powróci do wykonywania swoich obowiązków zawodowych, czy też nadal będzie nieobecna. Może zatem dojść do sytuacji, w której pracodawca nie będzie miał zatrudnionego na danym stanowisku żadnego pracownika, albo dwóch jednocześnie. Zaistnienie drugiego przypadku spowoduje dodatkowo, że od dnia powrotu osoby zastępowanej umowa na zastępstwo z mocy prawa przekształci się w "zwykłą" umowę na czas określony i od tego dnia będzie podlegała limitom 3/33. Przekształconą umowę z pracownikiem zastępującym pracodawca będzie mógł zakończyć przed czasem w jednym z trybów określonych w Kodeksie pracy, tj. za wypowiedzeniem, za porozumieniem albo w trybie dyscyplinarnym.

Z kolei w sytuacji, gdy umowa z pracownikiem zastępującym zakończy się zanim powróci zastępowana pracownica, aby zapewnić obsadę na tym stanowisku, pracodawca może z osobą zastępującą związać się kolejną umową na zastępstwo lub aneksować dotychczasową.

Przykład

W związku z zagrożoną ciążą pracownica do dnia porodu przebywa na zwolnieniu lekarskim, a następnie będzie korzystała z urlopu macierzyńskiego i urlopu rodzicielskiego (z całego lub tylko z części). Na jej miejsce pracodawca zatrudnił na zastępstwo innego pracownika. W umowie o pracę wskazał, że zawiera ją do dnia powrotu zastępowanej pracownicy do pracy. Dzień ten będzie ostatnim dniem zatrudnienia pracownika zastępującego, bez względu na to, w jakim dniu kalendarzowym to nastąpi. Gdyby strony umówiły się, że umowa ma obowiązywać "na czas nieobecności zastępowanego pracownika", ostatnim dniem zatrudnienia byłby dzień poprzedzający powrót osoby zastępowanej (por. UiPP nr 4/2021, str. 27).

Zwracamy uwagę! Po powrocie z urlopu macierzyńskiego lub rodzicielskiego pracodawca będzie musiał dopuścić pracownicę do pracy na dotychczasowym stanowisku, a jeżeli nie będzie to możliwe, na stanowisku równorzędnym z zajmowanym przed rozpoczęciem urlopu lub na innym stanowisku odpowiadającym jej kwalifikacjom zawodowym, za wynagrodzeniem za pracę, jakie otrzymywałaby, gdyby nie korzystała z urlopu (art. 183² K.p.).