Umowa na zastępstwo pracownika czasowo przesuniętego do innej pracy

Obowiązki pracownika przebywającego na długotrwałym zwolnieniu lekarskim powierzyliśmy innej osobie zatrudnionej. W związku z tym, że nie jest ona w stanie wykonywać pracy na dwóch stanowiskach pracy, chcielibyśmy na jej dotychczasowe miejsce przyjąć pracownika na zastępstwo. Czy jest to możliwe?

Nie, umowa tego rodzaju może być zawarta jedynie w celu zastępstwa pracownika nieobecnego w pracy z przyczyn usprawiedliwionych.

Kodeks pracy nie wyodrębnia umowy na zastępstwo, jako szczególnego rodzaju kontraktu na czas określony, niemniej przepisy prawa pracy nadal odnoszą się do tej instytucji, co świadczy o dopuszczalności zawierania tego typu stosunku pracy.

W myśl art. 25¹ § 1 K.p., okres zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na czas określony, a także łączny okres zatrudnienia na podstawie umów o pracę na czas określony zawieranych między tymi samymi stronami stosunku pracy, nie może przekraczać 33 miesięcy (limit czasowy), a łączna liczba tych umów nie może przekraczać 3 (limit ilościowy), tzw. reguła 3/33. Jednak w myśl § 4 pkt 1 powołanego artykułu, umowa o pracę zawarta na czas określony w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy nie podlega tym limitom.

Ważne: Umowę na zastępstwo można zawrzeć, gdy zastępowanego pracownika nie ma w pracy, a jego nieobecność jest usprawiedliwiona.

Jak orzekł Sąd Najwyższy w wyroku z 17 maja 2016 r. (sygn. akt II PK 99/15, OSNP 2017/12/158): "(...) Nie jest dopuszczalne zawarcie umowy o pracę na zastępstwo obecnego w pracy pracownika, który zastępował pracownika nieobecnego w pracy (...)".

Wyłączenie spod obostrzeń art. 25¹ § 1 K.p. wymaga odpowiedniego postępowania. Przede wszystkim w umowie zatrudniający musi określić cel lub okoliczności danego przypadku, a także termin jej obowiązywania. Jeśli nie zostaje określona konkretna data stosunku pracy na zastępstwo, a jedynie ogólny zapis, np. "umowę zawiera się na czas nieobecności pracownika X", zaleca się, aby wskazać także imię i nazwisko zastępowanego, choć co do zasady, nie ma takiej konieczności. Potwierdza to orzecznictwo, w tym również Trybunału Sprawiedliwości, który w wyroku z 24 czerwca 2010 r. stwierdził, że treść umowy na zastępstwo może ograniczać się jedynie do przyczyny nieobecności zastępowanego pracownika i nie musi zawierać jego nazwiska (por. Sprawa C-98/09 Francesca Sorge przeciwko Poste Italiane SpA, EUR-Lex).

W przypadku przyjęcia pracownika w celu zastępstwa, na pracodawcy nie spoczywa obowiązek zawiadomienia właściwego okręgowego inspektora pracy o zawarciu takiej umowy.

Zwracamy uwagę! Kaskadowe zatrudnienie na zastępstwo - gdy pojawi się konieczność zastąpienia pracownika, który został zatrudniony w celu zastępstwa - uznaje się za uprawnione. Warunkiem jest aby wszyscy zastępowani byli nieobecni w pracy z przyczyn usprawiedliwionych. W tej sytuacji powrót do pracy najwcześniej zatrudnionego na danym stanowisku, spowoduje rozwiązanie umowy o pracę z każdym kolejnym zastępującym, bowiem ustanie przyczyna zatrudnienia na zastępstwo.

Przykład

Pracownik Y został zatrudniony na zastępstwo przebywającego na zwolnieniu lekarskim pracownika X. Po pewnym czasie zachorował również pracownik Y. Pracodawca zatrudnił więc pracownika Z. Po niedługim czasie od zatrudnienia pracownika Z, do pracy powrócił pracownik X. W związku z powyższym rozwiązaniu uległy zarówno umowa zawarta z pracownikiem Y, jak i z pracownikiem Z.